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PLANEACIÓN COLABORATIVA

SOURCING - 5 etapas para una implementación exitosa

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Hoy en día el mercado presenta oportunidades fantásticas de generación de ahorros a través de la planeación de negociaciones estratégicas. Sea en materiales directos, en materiales indirectos o servicios, promover la negociación planeada y organizada para establecer una relación de mediano y largo plazo junto a sus proveedores, ha resultado en importantes ahorros a empresas de diferentes giros de negocio.

A pesar de parecer sencillo, estas actividades requieren, no solo una planeación y disponibilidad de los recursos, sino también un know-how muy especializado y que, algunas veces, son sustituídos por el improviso o por la urgencia de generar resultados en el departamento de compras.

La metodología del Sourcing, puede ser resumida como un conjunto de procedimientos, utilizando herramientas de análisis que abordan, de manera objetiva, las oportunidades de reducción de costos de categorías de compras, capturando ahorros con más agilidad y con rápida implementación de convenios anuales de suministro para categorías de productos y servicios.

Antes de cualquier cosa, es importante diferenciar la metodología del Sourcing de la metodología de Abastecimiento Estratégico, proceso que debe ser considerado en negociaciones de grandes volúmenes y relaciones de negocios de largo plazo de categorías estratégicas de altos volúmenes  de compras.

Para no generar mitos sobre esta metodología, Digital B2B describe a continuación las etapas fundamentales que se deben analizar para no tener impactos negativos en los procesos de Sourcing:

Definición de Expectativas: Es importante investigar con precisión cuales son las expectativas de las diferentes áreas en un proceso de sourcing. Estas expectativas van, desde la garantía de abasto, hasta una exclusividad en el modelo de suministro, siempre pasando por la obtención de la mejor condición comercial. Es aquí donde hay que cambiar el enfoque hacia el menor costo total de adquisición, pues solo así el profesional de compras entregará un resultado consistente y de alto valor a la empresa. El detalle de este concepto será tratado en otro momento.

Especificaciones Técnicas Precisas: Para la contratación de un servicio, la realización de un RFP (Request for Proposal - Solicitud de Propuesta) puede apoyar a establecer las especificaciones técnicas. Sin embargo, cuando se trata de una negociación de una categoría de muchas partidas, la solución es trabajar con una metodología de Homologación de Catálogo de Artículos, siempre recordando que la contribución de los proveedores y fabricantes es fundamental para complementar la informción faltante sobre estos materiales. Se debe dar especial atención al conocimiento de la lista de artículos y cantidades a ser suministradas anualmente.

Eliminación de Discrepancias: Aun que se tomen todos los cuidados con la descripción de artículos y servicios, las unidades de medida son otro foco de confusión en las cotizaciones. Cualquier cuadro comparativo se puede ver perjudicado cuando no se tratan las discrepancias de las cotizaciones. Además es común encontrar errores en las cotizaciones por equivoco en la moneda de cotización, insidencia de impuestos, diferentes incoterms, etc. Por eso, es fundamental contar con una etapa de eliminación de discrepancias que apoya el estudio de ahorro potencial y definición de estratégia de negociación.

Análisis de Lotes de Negociación: Contar con un expertise en el análisis de Lotes de Negociación es fundamental para obtener el máximo provecho en las negociaciones por etapas. Esta fase permite establecer un valor aproximado de ahorro potencial, que es generado por la determinación del “cherry picking”. Como las empresas también están preocupadas con la disminución de proveedores y la concentración de volumenes a aliados estratégicos, esta etapa también es fundamental para alcanzar las expectativas completas de un proyecto de sourcing.

Estratégia de Negociación: Es contando con la más larga experiencia en diversas categorías, que las empresas logran generar ahorros a través de diferentes estratégias de negociación. La famosa subasta inversa es una metodología que debe ser utilizada por profesionales experimentados y en pocas categorías de negociación. Por otro lado, el abanico de estratégias es tan amplio que cualquier resultado puede ser maximizado en cualqueir ambiente de negociación con la aplicación adecuada de estratégias, siempre enfocando el resultado en las expectativas de los usuarios.

ROGERIO CAMARGO

DIRECTOR DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS - DIGITAL B2B

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